RESOLUÇÃO Nº 566, DE 29 DE MARÇO DE 2017.

Dispõe sobre a utilização de sistema informatizado para acompanhamento dos processos legislativos e administrativos na Câmara Municipal de Franca.

Autoria da Lei: 

Eu, VER. MARCO ANTÔNIO GARCIA, Presidente da Câmara Municipal de Franca, Estado de São Paulo,

Faço saber que a Câmara Municipal de Franca Aprovou e eu Promulgo a seguinte:

RESOLUÇÃO: -

 

Art. 1º - A presente Resolução regulamenta o uso de sistemas informatizados para acompanhamento dos processos legislativo e administrativo, e gestão de documentos no âmbito da Câmara Municipal de Franca.

Art. 2º - Compete a Comissão Permanente de Avaliação e Classificação de Documentos da Câmara Municipal de Franca a elaboração de critérios, métodos e procedimentos a serem adotados para o funcionamento do sistema informatizado;

Art. 3º - Compete ao Departamento de Arquivo e Protocolo a administração do sistema em todos os seus aspectos funcionais e técnicos relativos ao conteúdo e dados armazenados no sistema.

Art. 4º - Compete a Área de informática da Câmara Municipal de Franca:

I - A elaboração e administração da estrutura para distribuição do acesso através de redes de computadores;

II - A manutenção de hardware e software de quaisquer tecnologias necessárias ao funcionamento adequado do sistema, tais como: servidores, sistemas operacionais, gerenciador de banco de dados, máquinas virtuais e afins;

III - Desenvolvimento de novas funções e/ou acompanhamento do desenvolvimento de novas funções junto a empresa desenvolvedora do sistema eventualmente contratada pela Câmara Municipal de Franca.

Art. 5º - A produção, o armazenamento e a tramitação de documentos dos processos: legislativo (atividade fim) e administrativo (atividade meio) da Câmara Municipal de Franca, serão realizados através de um sistema informatizado multiusuário que, mediante autenticação, possibilite o cadastramento e gestão de usuários com diferentes níveis de acesso e atribuições organizacionais: Servidores; Assessores; Vereadores; Prefeito, os quais realizarão as seguintes operações:

I - Inserção de documentos digitais, arquivos de texto, planilhas eletrônicas, imagens e outros, bem como a organização e controle dos documentos por atividade, fim e meio, e tipo de processo, de acordo com a classificação dos mesmos nas respectivas Tabelas de Classificação e Temporalidade de documentos;

II - Encaminhamento de processos compostos de documentos digitais de uma unidade organizacional para outra na Câmara Municipal de Franca;

§ 1º - Considera-se:

I - Atividade Fim: conjunto de operações levados a efeito para o desempenho de atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento, compreendendo o processo de elaboração de Projetos de Lei, Projetos de Lei Complementar, Projetos de Decreto Legislativo, Projetos de Resolução, Projetos de Emenda a Lei Orgânica, bem como todas as peças acessórias;

II - Atividade Meio: conjunto de operações levados a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório, compreendendo a tramitação de processos administrativos e financeiros;

III - Processo: Desenrolar de atividades documentadas e controladas através do sistema informatizado que anteriormente eram realizadas através do uso de fichas de tramitação e pastas que recebiam documentos impressos em papel;

IV - Tabelas de Classificação e Temporalidade: instrumento que determina o prazo de permanência de documentos em um arquivo e sua destinação após este prazo;

Art. 6º - Para fins legais e comprovação do registro de operações dos usuários, o sistema deverá enviar mensagens de e-mail automáticas de confirmação do cadastramento de processos, juntada de peças (documentos) à processos, encaminhamento de processos e recebimento de processos conforme segue:

I - Caso a operação realizada seja cadastramento e protocolo da peça inaugural de um processo, deverão ser enviadas mensagens de e-mail para o usuário do sistema que protocolou os documentos e para o setor de protocolo da Câmara Municipal de Franca respectivamente;

II - Caso a operação realizada pelo usuário no sistema seja o recebimento de um processo, o encaminhamento de um processo para outra unidade organizacional, a juntada de uma peça ao processo, a alteração de estado do processo (conferido, autuado, arquivado ou desarquivado), deverão ser enviadas mensagens de e-mail para todos os usuários que estiverem vinculados ao processo.

Parágrafo Único - A confirmação da realização de operações no sistema por mensagens de e-mail deverá conter os dados de identificação do processo conforme segue:

- Número de Identificação Única do processo no sistema, considerado número de protocolo;

- Número de identificação do processo por tipo e ano;

- Data e hora da submissão dos documentos no sistema e início do processo, considerado o ato de protocolar documento no sistema;

- Identificação do usuário que realizou a operação;

- Link para acesso direto às informações do processo no sistema;

- Resumo das alterações aplicadas no processo, caso seja uma operação realizada após o protocolo da peça inaugural.

Art. 7º - Competem aos usuários do sistema informatizado de gestão de documentos, aqueles relacionados no caput do art. 5º, as seguintes responsabilidades:

I - O sigilo de suas credenciais: nome de usuário e senha de acesso ao sistema;

II - A exatidão das informações prestadas. Os documentos serão submetidos ao sistema somente por usuários autorizados mediante a autenticação no sistema, sendo de sua exclusiva responsabilidade a veracidade, autenticidade e integridade das informações;

III - o acesso regular ao sistema e a confirmação de recebimento dos processos que lhes forem encaminhados; tanto a confirmação daqueles que forem encaminhados a si próprios quanto daqueles que forem encaminhados ao departamento/setor, os quais os usuários específicos exercem funções de chefia, ou tenham sido designados pela chefia do setor para tal tarefa.

Art. 8º - Os indivíduos que não estão inclusos em quaisquer dos conjuntos de usuários estipulados no art. 5º, desta Resolução, tais como: pessoas físicas (munícipes) e representantes de pessoas jurídicas (empresas, organizações governamentais, organizações civis e afins), poderão protocolar documentos na Câmara Municipal de Franca, diretamente na sede do poder legislativo, no setor de protocolo através do atendimento presencial, ou enviando os documentos que se deseja protocolar para o endereço de e-mail: protocolo@camarafranca.sp.gov.br.

§ 1º - O protocolo de documentos por indivíduos citados no caput deste artigo, de forma presencial, na sede do poder legislativo francano, ocorrerá da seguinte forma:

I – Quando da realização do primeiro protocolo, o cidadão ou o representante legal de pessoa jurídica deverá fornecer seus dados cadastrais para preenchimento do cadastro de usuário, completando os campos necessários;

II – Em seguida os documentos que se pretende protocolar serão entregues ao atendente do setor de protocolo;

III – Sempre que possível, os documentos serão digitalizados no ato da entrega e os arquivos gerados submetidos ao sistema;

IV - Após a conclusão do registro, o sistema emitirá a etiqueta de protocolo contendo as informações necessárias para acompanhamento do processo através da interface web na internet. A etiqueta será colada em local apropriado no documento certificando recebimento e protocolo dos documentos pela Câmara Municipal de Franca;

V – A segunda via dos documentos protocolados será devolvida ao cidadão.

§ 2º - O protocolo de documentos através do envio de mensagem de e-mail para o endereço protocolo@camarafranca.sp.gov.br deverá ocorrer da seguinte maneira:

I - O indivíduo deverá enviar para o endereço de e-mail citado uma mensagem, contendo:

a) No corpo, a solicitação para que sejam protocolados os documentos, juntamente com um texto pré-formatado para preenchimentos de dados do requerente no sistema;

b) Em arquivos anexos os documentos que se pretende protocolar;

II - O setor de protocolo designará servidor responsável por efetivar o protocolo de documentos recebidos por e-mail;

III - Constatada a necessidade de completar as informações prestadas pelo indivíduo, o servidor designado para a função deverá, sempre que possível, estabelecer contato com o requerente solicitando às informações faltantes, no período de até 5 dias úteis após o recebimento do e-mail;

IV - Efetivado o contato o servidor do setor de protocolo deverá proceder com a submissão dos arquivos no sistema;

V - Após cinco dias úteis, não havendo retorno às tentativas de contato com o requerente, nos casos em que faltarem informações, serão enviadas mensagens ao destinatário informando o final do prazo;

VII - Considera-se como comprovante de protocolo o e-mail gerado pelo sistema no término da operação, que automaticamente será enviado ao endereço fornecido pelo requerente;

§ 3º - No site da Câmara Municipal de Franca, deverão ser disponibilizadas, em uma página dedicada, instruções para o envio de documentos ao protocolo por e-mail, bem como instruções acerca dos diferentes meios existentes para se protocolar documentos na Câmara Municipal de Franca.

§ 4º - Concluído o protocolo dos documentos, o processo eletrônico deverá ser encaminhado à unidade organizacional para a qual foi endereçada.

Art. 9º - O sistema informatizado permitirá que a população pesquise e consulte, através da internet em uma interface web, website, documentos digitais dos processos legislativo e administrativo, nos termos da lei federal nº 12.527/2011, lei de acesso à informação, e da Resolução 542/2015.

Parágrafo Único - A interface web para consulta pública de documentos através da internet deverá ser indicada no site da Câmara Municipal de Franca, em sua página principal, de modo destacado;

Art. 10 - O acesso ao sistema estará disponível ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade técnica.

§ 1º - Considera-se indisponibilidade técnica a interrupção de acesso ao sistema decorrente de manutenção programada, falha nos equipamentos de hospedagem do sistema, bem como as interrupções decorrentes de quedas na conexão com a Internet, cuja responsabilidade seja da operadora do serviço de telecomunicações.

§ 2º - Quando a interrupção for decorrente de manutenção programada, deverá ser previamente autorizada pela direção geral e comunicada com antecedência aos usuários.

§ 3º - Durante eventuais períodos de indisponibilidade técnica do sistema, os documentos a serem protocolados por usuários especificados no art. 5º desta Resolução, poderão ser recebidos em papel diretamente no setor de protocolo da Câmara Municipal de Franca, que emitirá recibo manuscrito de protocolo com posterior digitalização e inserção no sistema;

§ 4º - A equipe técnica responsável pela manutenção e disponibilidade deverá registrar e relatar quaisquer interrupções bem como as medidas tomadas para o reestabelecimento do sistema. Após, deverá encaminhar o relato à Direção Geral da Câmara Municipal de Franca.

Art. 11 - Toda operação no sistema será registrada com a indicação da data e hora de sua realização e identificação do usuário que a executou.

Parágrafo Único - Após inseridos no sistema, os documentos poderão ser substituídos em caso de equívoco, sendo obrigatório informar o motivo pelo qual ocorre a substituição.

Art. 12 - Considera-se realizado o ato processual no dia e hora registrado no sistema, com a devida autuação.

§ 1º - Será considerado tempestivo o ato efetivamente registrado com observância dos prazos regimentais e legais estabelecidos.

§ 2º - O sistema de acompanhamento dos processos legislativo e administrativo, e gestão de documentos, adotará o horário oficial de Brasília para o registro de operações.

Art. 13 - Será considerado original todo documento constante em processos geridos através do sistema.

Art. 14 - Os processos em andamento na data de início de vigência desta Resolução continuarão a tramitar conforme procedimentos estabelecidos anteriormente a edição desta norma.

Art. 15 - Os processos que tiverem de ser remetidos a outros órgãos serão impressos juntamente com a ficha de registro de operações realizadas no sistema, e, formalizados para fins de encaminhamento ao órgão requerente.

Art. 16 - A Comissão Permanente de Avaliação e Classificação de Documentos deverá promover estudo de viabilidade, bem como estabelecer métodos critérios e procedimentos para a utilização de novas ou diferentes tecnologias no sistema.

Parágrafo Único - A assinatura digital de documentos com o uso de tokens, leitoras de cartão ou outras mídias contemporâneas ficará condicionada a possibilidade e o consequente desenvolvimento das funções sistêmicas informatizadas que suportem a tecnologia em questão.

Art. 17 - Aplicam-se, supletivamente, a presente Resolução, as normas definidas no Regimento Interno.

Art. 18 - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente a Resolução Nº 516 de 2014.

Câmara Municipal, em 29 de março de 2017.

VER. MARCO ANTÔNIO GARCIA.

Presidente

Texto original arquivado em livro próprio na Câmara Municipal de Franca.